Protocolos para las autoridades policiales y judiciales
1. Operador y contacto oficial
VIDA Colombia es operada por VIDA NETWORK LTD, una sociedad del Reino Unido. La policía y otras autoridades competentes deben enviar sus solicitudes relacionadas con el servicio a [email protected], desde un correo oficial de la entidad y con el asunto ‘Solicitud de autoridad’. Las solicitudes pueden presentarse en español o inglés.
Este canal no sustituye los requisitos de notificación formal ni implica que una solicitud sea jurídicamente vinculante. VIDA no es un servicio de respuesta a emergencias y no promete supervisión continua ni respuesta inmediata. Quienes se encuentren en peligro inmediato deben contactar a los servicios locales de emergencia sin esperar a VIDA.
2. Información y documentación legal necesarias
Las solicitudes deben dirigirse a VIDA NETWORK LTD e incluir:
- Nombre, país, dirección y jurisdicción de la entidad; nombre, cargo, correo oficial y teléfono verificable de forma independiente del funcionario.
- Número de caso o referencia, finalidad de la investigación y fundamento de la autoridad legal invocada.
- Identificadores concretos de la cuenta de VIDA, como nombre de usuario, URL del perfil o correo conocido de la cuenta; no se deben solicitar contraseñas.
- Registros precisos solicitados, fechas pertinentes y zona horaria, razones de necesidad y proporcionalidad y cualquier plazo legal aplicable.
- Copia completa de la orden judicial, mandamiento u otro requerimiento legal válido aplicable, con autoridad emisora, fecha y firma o autorización electrónica verificable. Si se solicita una divulgación sin un requerimiento obligatorio, explique la base jurídica aplicable y los hechos que la sustentan.
- Cualquier restricción jurídicamente vinculante de notificar a la persona afectada, su fundamento legal y duración.
No envíe información personal innecesaria ni copias de material de abuso sexual infantil. Identifique las cuentas, URL y circunstancias pertinentes; cualquier transferencia necesaria de pruebas debe acordarse de forma lícita y segura.
3. Verificación y revisión
Antes de divulgar información no pública, VIDA verifica la identidad y las facultades del solicitante, utilizando datos de contacto oficiales obtenidos de forma independiente cuando sea necesario, y evalúa la validez, jurisdicción, alcance y base jurídica aplicable de la solicitud. Un correo de una entidad o una afirmación informal de autoridad no son suficientes por sí solos.
VIDA puede solicitar aclaraciones, un alcance más limitado, documentación legal corregida o asesoramiento jurídico, y rechazar o impugnar solicitudes sin base jurídica o que excedan las facultades legales. Una solicitud no otorga automáticamente acceso a información de cuentas.
4. Información personal y mensajes privados
La información personal, los mensajes privados y los reportes de seguridad no se entregan a las autoridades por el mero hecho de solicitarlos. Toda divulgación debe estar exigida o permitida por la legislación aplicable y ser necesaria y proporcionada, con las garantías adicionales exigibles para datos sensibles o relacionados con infracciones penales y para transferencias internacionales.
VIDA limita la divulgación a información pertinente que realmente conserve y pueda divulgar lícitamente, protege los datos de personas ajenas al asunto y utiliza un método de transferencia seguro con un destinatario verificado. Estos protocolos no proporcionan acceso directo a cuentas o sistemas, no crean nuevas facultades de vigilancia ni garantizan la disponibilidad de registros concretos.
5. Solicitudes de conservación
Envíe las solicitudes de conservación al mismo correo con el asunto ‘Solicitud de conservación de datos’. Incluya los datos de la entidad y de la cuenta indicados anteriormente, los registros y el intervalo de fechas que deben conservarse, la base jurídica aplicable, el período solicitado y cualquier actuación legal posterior prevista.
VIDA evalúa y cumple las obligaciones válidas de conservación conforme a la legislación aplicable. Cuando sea lícito, pueden conservarse registros existentes pertinentes a la espera de un requerimiento legal válido. La conservación es distinta de la divulgación y no autoriza por sí misma la entrega de información. No suponga que se han conservado datos hasta que VIDA lo confirme.
La conservación se limita a la información en posesión o bajo control de VIDA; no garantiza recuperar datos ya eliminados ni registros nunca recopilados. El alcance y la duración de la conservación, sus prórrogas y su finalización se rigen por los requisitos legales aplicables y la necesidad documentada, no por una retención indefinida por defecto.
6. Amenazas urgentes, protección de menores y delitos graves
Ante una amenaza creíble e inminente para la vida o de daño físico grave, las autoridades deben usar el asunto ‘EMERGENCIA — amenaza para la vida o de daño grave’ y explicar la amenaza, las personas en riesgo, las ubicaciones e identificadores de cuenta pertinentes, por qué una demora resulta peligrosa, la información concreta necesaria y la base jurídica para una divulgación urgente. Incluya un teléfono oficial de contacto.
VIDA evalúa las solicitudes urgentes y puede conservar o divulgar información cuando la legislación aplicable lo permita o exija, con verificaciones y garantías adecuadas a las circunstancias. Calificar una solicitud como emergencia no elimina los requisitos legales; este correo no sustituye a los servicios de emergencia ni garantiza una respuesta inmediata.
VIDA coopera lícitamente en asuntos de explotación o abuso sexual infantil, trata de personas y otros delitos graves, incluida la conservación y los reportes a las autoridades competentes cuando sean legalmente obligatorios. Estos protocolos no afirman que VIDA disponga de un sistema de reportes automáticos ni de un equipo dedicado a autoridades disponible las 24 horas.
7. Solicitudes de autoridades extranjeras
VIDA considera las obligaciones aplicables a su operador del Reino Unido y a su servicio colombiano. Una orden emitida en otro país no es automáticamente ejecutable frente a VIDA NETWORK LTD ni autoriza por sí sola una transferencia internacional de información personal.
Según la solicitud, pueden ser necesarios procedimientos reconocidos de asistencia judicial u otros mecanismos aplicables de cooperación internacional, la intervención de una autoridad nacional competente o garantías legales adicionales. VIDA evalúa la jurisdicción y los requisitos de protección de datos pertinentes antes de responder; las solicitudes urgentes también están sujetas a la legislación aplicable.
8. Registro de divulgaciones y responsabilidad
VIDA documenta la solicitud, las verificaciones, la base jurídica, la decisión, el alcance de cualquier conservación o divulgación y el destinatario, según corresponda al asunto. El acceso se limita al personal autorizado y los registros se conservan solo durante el tiempo necesario para las obligaciones legales aplicables, la rendición de cuentas, la seguridad o las reclamaciones jurídicas, conforme a la Política de privacidad y datos.
VIDA considera notificar a las personas afectadas cuando sea lícito y apropiado, teniendo en cuenta las prohibiciones vinculantes de divulgación, los riesgos para las personas y las investigaciones lícitas. Recibir una solicitud no garantiza una divulgación ni un resultado concreto. Las consultas de seguimiento deben indicar la referencia original del caso y dirigirse a [email protected].